Rahastonhoitajan opas
Joukkueen talous
LePyllä on yhteinen talous, jota hoitaa tilitoimisto yhdessä seuran toiminnanjohtajan kanssa. Seuran taloudesta vastaa seuran hallitus. Seuran tilikausi on 1.8. - 31.7.
Jokaisella LePyn joukkueella on oma taloutensa osana seuran kirjanpitoa. Joukkueen taloutta hoitaa joukkueen rahastonhoitaja, ja siitä on vastuussa lisäksi joukkueenjohtaja.
Pankkitili
LePyllä on yksi tili. Jokaisella LePyn joukkueella on kustannuspaikka, jota joukkueen rahastonhoitaja ja joukkueenjohtaja "valvoo". Joukkueilla ei ole omia tilejä.
Kaikki joukkueen varat tulee säilyttää seuran tilillä. Otteluiden yhteydessä järjestettävää buffet-toimintaa varten voi olla kuitenkin pieni käteiskassa.
Rahastonhoitajan tehtävät
- Tekee joukkueenjohtajan ja valmentajan kanssa talousarvion toimintakauden tuloista ja menoista. Esittelee sen pyydettäessä joukkueen vanhemmille kauden alun vanhempainillassa.
- Määrää yhdessä joukkueenjohtajan kanssa turnauksia varten pelaajilta perittävän maksun suuruuden, tekee laskut osallistujille myClub-ohjelmassa ja valvoo maksujen maksamista. Huom! seura hoitaa keskitetysti kausimaksujen laskutuksen ja perimisen.
- Toimittaa turnauksen osallistumismaksut sekä muut joukkueen kululaskut Heeros-ohjelman kautta maksettavaksi.
- Esittelee pyydettäessä joukkueen vanhemmille vanhempainilloissa tilityksen tuloista ja menoista kauden aikana. Tilitys on ladattavissa Heeros-ohjelmasta rahastonhoitajan ja joukkueenjohtajan toimesta kuukauden 15. päivänä edellisen kuun osalta.
Talousarvio
Joukkueen on hyvä tehdä talousarvio, jotta voidaan varautua kaikkiin menoihin. Talousarvioon kannattaa sisällyttää kauden turnausten kustannukset, valmentajista aiheutuvat kulut, ensiaputarvikekustannukset, kauden päättäjäiset yms.
Pelaajat maksavat itse lisenssinsä ja tapaturmavakuutuksensa. Ottelu- ja turnausmatkojen matkakustannukset on paras hoitaa vastavuoroisuuden periaatteella, mutta jos kuljettajia ei vapaaehtoisesti löydy riittävästi, on raha tässäkin sopiva ratkaisukeino: kuljettajille maksetaan yhteisesti sovittua kilometrikorvausta, ja kustannus jaetaan kaikkien pelaajien kesken.
Esimerkki joukkueen talousarviosta
Tulot
Yritysyhteistyö 1000 €
Talkootyöt 300 €
......................................
Tulot yhteensä 1300 €
Menot
Valmentajien ruokarahat, yöpymiset turnauksissa 600 €
Turnauskulut (2 turnausta): 4 x 50 € (joukkuemaksu)
Leirimaksuja joukkueen kassasta (valmentaja, joukkueenjohtaja) 300 €
Ensiapu- ja muut tarvikkeet 200 €
..........................................
Menot yhteensä 1300 €
Valmentajasta aiheutuvat kustannukset
LePy maksaa valmentajille valmentajakorvausta ja/tai kulukorvauksia, jotka määritellään erikseen valmentajasopimuksessa. Seura maksaa myös valmentajan lisenssin. Joukkueen tehtävänä on huolehtia, ettei valmentajalle aiheudu toiminnasta kustannuksia. Joukkue vastaa seuraavista asioista ja kustannuksista:
- Joukkue (joukkueenjohtaja tai rahastonhoitaja) järjestää valmentajalle matkat matkaotteluihin ja turnauksiin (ei harjoituksiin). Jollei joukkue pysty järjestämään valmentajalle kuljetusta pääkaupunkiseudun ulkopuolella pidettävään joukkueen tapahtumaan TAI jos joukkue muusta syystä valmentajan kanssa näin sopii, joukkue korvaa valmentajan matkakulut asianmukaista kuittia (esim. bensakuitti) vastaan.
- Ruokailu, jos ottelumatka kestää yli 6 tuntia
- Täysihoito turnausmatkoilla eli hotelliyöpyminen ja ruokailut
- Jos valmentaja haluaa yöpyä tai ruokailla koululla, joukkue voi ostaa valmentajalle yöpymisen ja ruokailun sisältävän turnauskisapassin
Varainhankinta
Buffet kotiotteluissa
Omissa kotiotteluissaan joukkue voi pitää varojen keräämiseksi buffettia edellyttäen, että se on kiinteistön omistajan puolesta sallittua. Buffet-myyntiin tulevien tuotteiden hankinnasta, tuotteiden hinnoittelusta yms. vastaa joukkue.
MobilePay
LePy on ottanut MobilePayn seurakäyttöön. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikissa joukkueiden pitämissä kotiotteluissa voi jatkossa maksaa ostoksensa käteisen lisäksi MobilePaylla. Jokaiselle joukkueelle tehdään oma lyhyttunnus, joka on käyttövalmis heti. Lyhyttunnuksen saa sähköpostitse toimistolta (toimisto#lepy.fi).
Kun asiakas näppäilee tämän lyhytnumeron sovelluksen puhelinnumerokohtaan ja kuittaa maksun swaippaamalla oikealle, niin ohjelma näyttää saajaksi Leppävaaran Pyrintö ry:n. Maksun mentyä läpi, asiakas näyttää puhelintaan myyjälle todisteeksi maksusta.
Maksut siirtyvät saman tien seuran tilille. Toimisto näkee erittelyn lyhytnumeroittain eli joukkueittain. Maksut eritellään kuukausittain kunkin joukkueen omalle kustannuspaikalle.
Buffakäteinen
Kotiotteluissa voi edelleen maksaa myös käteisellä. Buffakassa pitää saada joukkueen kustannuspaikalle helposti ja edullisesti. Lisäksi buffakassasta pitää saada tosite kirjanpitoon. Käteisen säilyttäminen ja tilittäminen joukkueen tilille on koettu haasteelliseksi. Näin ollen toimimme jatkossa niin, että joukkueen rahastonhoitaja laskuttaa buffanpitäjää (tai itseään) joukkueen myClubista buffakassan suuruisella summalla. Laskun voi tehdä joka viikonlopun jälkeen tai sopivin väliajoin. Kun rahastonhoitaja tekee laskun joukkueen myClubissa, muodostuu viitteellinen lasku. Kun henkilö maksaa laskun viitteellä, siirtyy maksu automaattisesti oikealle kustannuspaikalle ja tilisiirrosta ei aiheudu turhia kustannuksia. Lisäksi myClub laskusta jää kirjanpitoon tosite.
Talkootyöt
Joukkue voi tehdä yrityksille, kunhan se kertoo etukäteen niistä seuran hallitukselle. Joukkue voi laskuttaa työpalkkion seuran nimissä seuran pankkitilille. Koska LePy on merkitty ennakkopidätysrekisteriin, korvaus voidaan maksaa bruttona suoraan LePyn tilille. Talkootöistä sovittaessa on muistettava, että tulo on verovapaata ainoastaan, jos sitä ei jaeta henkilökohtaisesti työn tekijöiden kesken vaan se tulee koko joukkueen hyväksi.
Muu joukkueen varainhankinta
Mikäli joukkue haluaa tienata varoja esimerkiksi myymällä tuotteita (wc-paperi, sukat, keksit, jne.), voi joukkue niin tehdä. Tällöin myyntivoitosta on maksettava veroa. Kaikista varainhankintakeinoista on pyydettävä kuitenkin ensin lupa seuran hallitukselta.
Kiitos arvokkaasta työstäsi lasten harrastuksen tukemisessa!
Marika Vilanen
LePyn toiminnanjohtaja